Dokumen Export Import – Setiap orang`yang mengirim barang, baik antar daerah maupun negara pastinya ingin jika barang tersebut sampai dalam kondisi yang bagus, apalagi jika barang tersebut merupakan barang yang hendak di jual.
Maka dari situlah, baik pengirim maupun pemesan barang harus memahami berbagai prosedur yang baik dalam proses kirim mengirim barang. Berikut kami telah merangkum prosedur pengiriman barang yang baik dan sesuai dengan standar operasional pengiriman.
1. Pemesanan
Pemesanan adalah tahap awal dalam proses pengiriman barang. Pelanggan harus memberikan detail lengkap tentang barang yang akan dikirim, termasuk jenis, jumlah, dan tujuan pengiriman. Selain itu, pelanggan juga harus memberikan informasi kontak yang valid untuk memudahkan komunikasi selama proses pengiriman.
2. Penerimaan dan Pemeriksaan Container
Setelah pemesanan, barang akan diterima dan ditempatkan dalam container. Container harus diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada kerusakan yang dapat mengganggu proses pengiriman. Pemeriksaan ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa container sesuai dengan standar keamanan dan kelayakan pengiriman.
3. Menentukan Berat Maksimal
Berat maksimal barang yang dapat dikirim ditentukan berdasarkan kapasitas container dan jenis transportasi yang digunakan. Hal ini penting untuk memastikan keamanan dan efisiensi pengiriman. Jika berat barang melebihi batas maksimal, barang tersebut mungkin perlu dibagi menjadi beberapa pengiriman.
4. Ketentuan untuk Barang Mudah Rusak
Barang yang mudah rusak memerlukan penanganan khusus selama proses pengiriman. Misalnya, barang tersebut mungkin perlu di packing dengan bahan pelindung tambahan atau ditempatkan di area tertentu dalam container untuk menghindari kerusakan.
5. Ketentuan Barang Cair
Barang cair juga memiliki ketentuan khusus dalam pengiriman. Mereka harus disimpan dalam wadah yang aman dan tahan bocor. Selain itu, wadah tersebut harus diberi label dengan jelas untuk menghindari kebocoran atau kerusakan pada barang lain dalam container.
6. Pengiriman dan Verifikasi Barang
Setelah semua persiapan selesai, barang akan dikirim ke tujuan. Selama proses pengiriman, status dan lokasi barang harus dipantau secara berkala untuk memastikan bahwa barang sampai di tujuan dengan selamat. Setelah barang diterima, penerima harus memverifikasi kondisi dan jumlah barang untuk memastikan bahwa tidak ada kerusakan atau kehilangan.
Baca juga Pengertian, Jenis dan Tips Melakukan Shipping
Apa yang Dilakukan Jika Barang Kiriman Rusak?
Ketika barang kiriman yang diterima dalam kondisi yang tidak baik atau rusak, maka terdapat beberapa penanganan yang bisa dilakukan, berikut tahapannya:
Dokumentasikan Kerusakan: Ambil foto kerusakan pada barang dan dokumentasikan kondisi barang saat diterima. Ini akan berguna sebagai bukti kerusakan.
Hubungi Pengirim: Segera hubungi pengirim atau perusahaan pengiriman dan berikan mereka informasi tentang kerusakan. Sertakan foto dan detail lainnya.
Laporkan Kerusakan: Buat laporan kerusakan resmi kepada perusahaan pengiriman. Pastikan untuk menyertakan semua detail yang relevan, termasuk nomor pelacakan, deskripsi kerusakan, dan foto.
Klaim Asuransi: Jika barang tersebut diasuransikan, ajukan klaim asuransi. Proses ini biasanya membutuhkan bukti kerusakan, seperti foto dan laporan resmi.
Tindak Lanjut: Ikuti proses klaim dan tindak lanjut dengan perusahaan pengiriman atau asuransi sampai masalah diselesaikan.
Ingatlah bahwa setiap perusahaan mungkin memiliki prosedur yang berbeda, jadi penting untuk memeriksa kebijakan spesifik mereka. Selalu baik untuk bertindak cepat dalam situasi ini untuk memastikan masalah dapat diselesaikan secepat mungkin. Maka dari itulah sebelum melakukan pengiriman, sebaiknya diskusikan atau tanyakan lebih dulu terkait hal hal yang mungkin akan menyangkut keselamatan barang, baik dari perusahaan pengirim maupun perusahaan jasa pengirimnya.