Pelatihan Bea Cukai – Sebagai salah satu aspek penting dalam perdagangan internasional, commercial invoice berperan sebagai dokumen resmi yang mendokumentasikan transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini tidak hanya memuat rincian mengenai barang yang diperdagangkan, tetapi juga berbagai informasi penting terkait transaksi.
Cara Membuat Commercial Invoice
Sebagai salah satu dokumen penting dan wajib hadir dalam melengkapi prosedur ekspor impor. Pembuatan Commercial Invoice harus sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, masih ada banyak diantara kita yang kerap kali melakukan kesalahan dalam pembuatan Commercial Invoice, sehingga proses pengiriman barang menjadi terhambat. Lantas bagaimana cara membuat Commercial Invoice yang benar? Simak selengkapnya sebagai berikut.
Download Template Commercial Invoice
Langkah awal dalam membuat commercial invoice adalah dengan mengunduh template yang telah tersedia. Dalam hal ini, tersedia berbagai pilihan template di situs online terpercaya seperti Canva atau menggunakan Microsoft Word. Template ini akan mempermudah penyusunan struktur dan format dari invoice.
Isikan Data Penjual
Data penjual adalah informasi mengenai bisnis yang melakukan penjualan. Nama perusahaan/bisnis, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email penjual perlu dicantumkan secara jelas dan akurat. Hal ini akan membantu identifikasi penjual dengan tepat.
Isikan Data Pembeli
Rincian tentang pembeli juga harus diisi dengan cermat. Nama lengkap dan alamat pembeli perlu dicantumkan. Jika alamat pengiriman berbeda dengan alamat penagihan, pastikan juga untuk mencantumkan alamat pengiriman yang tepat.
Menetapkan Nomor Invoice
Setiap commercial invoice perlu memiliki nomor unik untuk identifikasi. Nomor ini dapat dibuat berurutan, seperti #001, #002, dan seterusnya. Nomor invoice ini penting untuk melacak dan mengorganisir transaksi.
Sertakan Nomor Customer Service
Untuk memberikan kemudahan kepada pembeli atau pelanggan, cantumkan nomor customer service yang dapat dihubungi. Hal ini akan membantu pembeli dalam mengatasi kendala, pertanyaan, atau pengembalian barang yang mungkin timbul.
Sertakan Ketentuan Penjualan
Jabarkan secara detail ketentuan penjualan yang telah disepakati. Informasi ini mencakup kewajiban, risiko, dan biaya yang terkait dengan transaksi. Keterbukaan mengenai ketentuan ini akan membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli.
Ketentuan Pembayaran
Jelaskan dengan jelas mengenai syarat dan ketentuan pembayaran yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Informasi ini sebaiknya telah disertakan dalam proforma invoice sebelumnya.
Mata Uang Transaksi
Cantumkan mata uang yang digunakan dalam transaksi. Pastikan mata uang yang digunakan telah disepakati oleh penjual dan pembeli sebelumnya.
Metode Pengiriman Barang
Rincian mengenai bagaimana paket akan dikirimkan perlu dicantumkan. Apakah pengiriman akan dilakukan melalui jalur darat, laut, atau udara? Informasi ini membantu pembeli dalam memahami proses pengiriman.
Kuantitas dan Deskripsi Barang
Cantumkan jumlah total produk yang akan dikirimkan, beserta deskripsi lengkap mengenai setiap produk. Ini termasuk informasi mengenai packaging seperti jenis kemasan, berat setiap box, jumlah produk dalam setiap box, dan berat keseluruhan.
Baca juga Fungsi dan Pentingnya Commercial Invoice dalam Perdagangan Internasional
Jumlah dan Berat Barang
Rincian mengenai berat bersih dan berat kotor setiap barang perlu dicantumkan dalam kilogram. Selain itu, sertakan juga harga satuan per produk.
Daftar Harga
Total harga barang yang dikirimkan harus dijelaskan dengan rinci. Ini meliputi harga keseluruhan dari semua barang yang tertera dalam invoice.
Penandaan Setiap Barang
Untuk memastikan kejelasan dalam pengiriman, tandai setiap kotak atau paket yang akan dikirimkan. Misalnya, kotak 1 dari 3, kotak 2 dari 3, dan kotak 3 dari 3.
Detail Biaya Lain-lain
Jika ada biaya tambahan seperti biaya asuransi atau biaya transport, cantumkan juga rincian biaya ini secara terperinci.
Perbedaan Antara Proforma Invoice dan Commercial Invoice
Dalam dunia perdagangan internasional, ada perbedaan antara proforma invoice dan commercial invoice yang perlu dipahami.
Proforma Invoice merupakan dokumen yang disiapkan oleh eksportir sebagai tanda sementara bahwa telah terjadi transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai penawaran awal yang berisi harga barang dan persyaratan penjualan. Proforma invoice digunakan untuk menegosiasikan harga, mendapatkan izin impor, mengatur letter of credit, dan langkah-langkah lain sebelum transaksi final.
Commercial Invoice, di sisi lain, mencatat semua rincian akhir dari transaksi yang telah disepakati. Ini termasuk harga final barang, jumlah, deskripsi, biaya pengiriman, dan informasi lainnya. Commercial invoice digunakan sebagai dokumen pembayaran yang resmi, dan juga diperlukan oleh pihak bea cukai untuk tujuan identifikasi nilai pajak.
Dengan memahami perbedaan ini, pelaku perdagangan internasional dapat menggunakan proforma invoice sebagai langkah awal dan commercial invoice sebagai dokumen final yang merefleksikan transaksi yang telah berhasil diselesaikan. Dalam kaitannya dengan pembayaran dan pemeriksaan bea cukai, commercial invoice memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan kelancaran transaksi internasional.